Apostille Việt Nam Canada: người Việt làm giấy tờ không còn hợp pháp hóa lãnh sự

NGHE BÀI VIẾTBấm nút ▶ bên dưới để nghe đọc toàn bộ bài (khoảng 6 phút). Bà con có thể vừa nghe vừa làm việc khác.

Giọng đọc AI tự động, có thể phát âm chưa chuẩn một số tên riêng.

Từ ngày 11/9/2026, người Việt tại Canada cần mang giấy tờ về Việt Nam sử dụng (hoặc ngược lại) không còn phải đi hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán nữa. Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Canada (Ottawa) đăng ngày 20/7/2026, cơ chế Apostille Việt Nam Canada chính thức thay thế thủ tục cũ, sau khi Việt Nam gia nhập Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài. Đây là một thay đổi thủ tục ảnh hưởng trực tiếp tới hàng chục nghìn gia đình người Việt ở Toronto, Montreal, Vancouver, Calgary và các tỉnh bang khác.

Tòa nhà Lester B. Pearson ở Ottawa, trụ sở Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada) (ảnh minh họa). Ảnh: Ryan Sharpe / Wikimedia Commons (CC BY-SA 4.0)

Thay đổi gì từ ngày 11/9/2026

Apostille là một chứng nhận duy nhất, do cơ quan có thẩm quyền của nơi cấp giấy tờ đóng lên văn bản. Chứng nhận này xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ là thật. Khi đã có Apostille hợp lệ, giấy tờ được dùng ở nước thành viên khác mà không cần thêm bước chứng nhận nào.

Theo thông báo, kể từ 11/9/2026, Đại sứ quán Việt Nam tại Canada ngừng nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công do cơ quan Canada cấp. Báo Thế giới và Việt Nam (17/9/2026) cho biết Công ước có hiệu lực giữa Việt Nam và 125 nước thành viên từ cùng ngày. Tính đến 15/9, phía Việt Nam đã nhận 620 hồ sơ và cấp 4.517 chứng nhận Apostille.

Một điểm Đại sứ quán nhấn mạnh: Apostille không chứng nhận nội dung của giấy tờ. Nó chỉ xác nhận văn bản do đúng người, đúng cơ quan ký và đóng dấu.

Giấy tờ Canada mang về Việt Nam: nộp ở đâu

Người cần giấy tờ phải gửi trực tiếp tới cơ quan có thẩm quyền của Canada, tùy nơi giấy tờ được cấp hoặc công chứng. Theo danh sách trong thông báo của Đại sứ quán:

Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada): giấy tờ do Chính phủ liên bang cấp; giấy tờ cấp hoặc công chứng tại Manitoba, New Brunswick, Đảo Hoàng tử Edward, Nova Scotia, Newfoundland và Labrador, Yukon, Lãnh thổ Tây Bắc và Nunavut.
British Columbia: Bộ Tổng chưởng lý tỉnh bang.
Alberta: Bộ Tư pháp tỉnh bang.
Saskatchewan: Bộ Tư pháp và Tổng chưởng lý tỉnh bang.
Ontario: Bộ Dịch vụ Công và Doanh nghiệp (Ministry of Public and Business Service Delivery).
Quebec: Bộ Tư pháp Quebec.

Nếu giấy tờ không bằng tiếng Việt, người nộp còn phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo luật Việt Nam khi dùng tại Việt Nam.

Giấy tờ Việt Nam dùng ở Canada

Chiều ngược lại, Đại sứ quán không cấp Apostille. Giấy tờ công của Việt Nam phải được nộp cho cơ quan Việt Nam được chỉ định. Báo Thế giới và Việt Nam cho biết hiện có hai nơi cấp: Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) và Sở Ngoại vụ TP.HCM. Thông tin về hồ sơ, lệ phí và thời gian xử lý được đăng tại trang apostille.lanhsuvietnam.gov.vn.

Những trường hợp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập.
Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp tới hoạt động thương mại hoặc hải quan.
Giấy tờ dùng ở nơi Công ước chưa áp dụng với Việt Nam: Đức, Áo, Cộng hòa Séc, Thái Lan (đến 28/2/2027), Greenland, Tokelau và các nước chưa là thành viên.

Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 vẫn còn giá trị tại Việt Nam, không phải làm lại.

Góc nhìn Tin Người Việt

Canada đã là thành viên Công ước Apostille từ tháng 1/2024. Vì vậy, trong gần hai năm qua, người Việt ở Canada vẫn phải đi thêm một vòng: chứng thực ở Canada, rồi gửi hồ sơ tới Đại sứ quán ở Ottawa để hợp pháp hóa. Với người ở Vancouver hay Calgary, việc gửi bưu điện qua lại tốn thêm thời gian và phí. Nay khâu này được bỏ, nhưng không có nghĩa là thủ tục tự động nhanh hơn.

Trang của Global Affairs Canada cho biết vào thời điểm chúng tôi kiểm tra, hồ sơ đang được xử lý theo thứ tự nhận khoảng 25 ngày làm việc trước đó. Cộng thêm 5–10 ngày làm việc gửi thư trong Canada. Cơ quan này không có dịch vụ làm nhanh, chỉ xét ưu tiên trong trường hợp khẩn cấp ngoài ý muốn. Họ cũng nói rõ người dân không cần thuê bên trung gian vì thời gian xử lý như nhau.

Các giấy tờ người Việt ở Canada hay cần mang về nước là giấy khai sinh, giấy kết hôn, phán quyết ly hôn, giấy ủy quyền bán hoặc cho thuê nhà, bằng cấp, và giấy xác nhận lý lịch tư pháp. Một số lưu ý thực tế:

Xác định đúng nơi cấp: giấy kết hôn cấp ở Ontario nộp cho Ontario, không gửi Ottawa. Gửi sai nơi sẽ bị trả lại.
Giấy tờ phải là bản giấy có chữ ký gốc. Bản scan, bản in từ email thường không được chấp nhận.
Kiểm tra kỹ tên có dấu, thứ tự họ tên, ngày sinh giữa giấy tờ Canada và giấy tờ Việt Nam trước khi nộp. Apostille không sửa được sai lệch nội dung.
Tính thời gian ngược từ ngày cần dùng, nhất là hồ sơ thừa kế, mua bán nhà đất ở Việt Nam có hạn chót.

Các thủ tục khác vẫn làm ở cơ quan lãnh sự

Với các thủ tục khác như hộ chiếu, thị thực, khai sinh cho con, người Việt vẫn liên hệ Phòng Lãnh sự, Đại sứ quán Việt Nam tại Canada:

Địa chỉ: 55 Mackay Street, Ottawa, ON K1M 2B2.
Điện thoại: 613-236-0772. Đường dây nóng: 613-882-6699.
Trang web: vietnamembassy.ca.
Bảo hộ công dân khẩn cấp: +84 462 844 844 (theo thông báo của Đại sứ quán).

Hồ sơ Apostille cho giấy tờ Canada thì liên hệ thẳng cơ quan tỉnh bang hoặc Global Affairs Canada như danh sách trên.